深圳文件柜內(nèi)文件如何管理
文章來源： 深圳市興百勝金屬制品有限公司人氣：742發(fā)表時(shí)間：2017-12-01 08:50:42【小中大】
公司文檔處理準(zhǔn)則
1.意圖
為標(biāo)準(zhǔn)本公司文件分類、編號(hào)、擬定、批閱、用印、收發(fā)處理、收拾存檔等作業(yè)，特制定本準(zhǔn)則，適用于正龍物業(yè)有限公司及部屬處理中心各有些的文件處理作業(yè)。
2.職責(zé)
2.1總司理擔(dān)任公司一切對(duì)外發(fā)文批閱。
2.2處理中心司理擔(dān)任處理中心文件的批閱。物業(yè)部擔(dān)任處理中心文件的打印及文號(hào)的處理作業(yè)。
2.3有些主管擔(dān)任本有些文件的擬制與審閱，及擔(dān)任本有些對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的批閱，并擔(dān)任定時(shí)將已處理完畢的文件移送行政人事部。
2.4行政人事部擔(dān)任公司文件格局、文號(hào)及內(nèi)容的審閱，用印處理、歸檔處理作業(yè)。
3.文件種類
3.1上行文：請(qǐng)示，報(bào)告，方案，總結(jié)；
3.2下行文：批復(fù)，決議，告訴，布告，通報(bào)，準(zhǔn)則，規(guī)則；
3.3平行文：信函，會(huì)議紀(jì)要。
4.文件格局
4.1發(fā)文一致運(yùn)用以上文件種類之一。
4.2隱秘等級(jí)和緊急程度，用來斷定文件發(fā)送方法及處理速度，一致在文件的左上角方位加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。
4.4正文。是文件的主體有些。文件制發(fā)的意圖和依據(jù)，敘述什么事情，處理什么問題以及辦法和請(qǐng)求，都要在正文中論述明白：
4.5標(biāo)題一致運(yùn)用二號(hào)或三號(hào)黑體字，放在居中方位；
4.6正文一致運(yùn)用四號(hào)或小四宋體字，與主送單位等保持一致。每段最初空兩個(gè)字；要合理地區(qū)分段落、正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，行間距為1.5倍，以清晰、漂亮為準(zhǔn)則；
4.7附件。通常指隨正文宣布的彌補(bǔ)說明資料：假如該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件：XXX"字樣；假如附件較多，還須編上序號(hào)；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或標(biāo)準(zhǔn)化的簡(jiǎn)稱。以總司理的名義宣布的，要用擔(dān)任人名字（前面冠以職務(wù)身分）署名：落款通常放在正文http://www.fdcew.com/（或附件符號(hào)）的右下角，相對(duì)于書信中具名的方位；假如正文剛好占滿全頁，落款有必要放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行"（此頁無正文）"字樣；落款字體與正文一樣。
4.9日期：
4.9.1通常應(yīng)寫發(fā)文日期；
4.9.2準(zhǔn)則或會(huì)議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；
4.9.3主要的文件寫簽發(fā)的日期；
5.文號(hào)
5.1依據(jù)文件種類、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文次序?qū)ξ募M(jìn)行一致編號(hào)；具體文號(hào)編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號(hào)由行政人事部一致處理，處理中心文號(hào)由物業(yè)部一致處理；
5.3發(fā)文有些需到以上有些掛號(hào)收取文號(hào)后，方可發(fā)文。
6.用印
6.1用印是發(fā)文單位對(duì)文件擔(dān)任的象征，是文件合法收效的象征，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部主要文件都應(yīng)加蓋印章。
6.2文件打印校正完以后，由處理印章的人員用印并進(jìn)行掛號(hào)；
6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"方位。
7.文件處理 7.1包含編撰、審閱、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、收拾等一系列作業(yè)：
7.2規(guī)范文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人細(xì)心校正審閱。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有徹底職責(zé)，應(yīng)本著擔(dān)任精神，細(xì)心閱覽文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)處理；不同意的寫出具體意見返還擬文人從頭編撰；
7.4用印。印章處理人員依據(jù)規(guī)則加印，并作好掛號(hào)。對(duì)一頁以上的主要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文有些填寫《文件發(fā)放掛號(hào)表》，并做好發(fā)文簽收掛號(hào)作業(yè)。需求回復(fù)處理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，同時(shí)送有關(guān)人員或有些處理。
7.6收文。文件處理人員（通常為行政人事部或處理中心物業(yè)部有關(guān)人員）將所收到的文件掛號(hào)在《收文掛號(hào)表》內(nèi)，內(nèi)容包含：流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理狀況、補(bǔ)白等。
7.7傳閱。傳閱作業(yè)通常由行政人事部或處理中心物業(yè)部處理。閱覽人在閱覽后應(yīng)簽署名字、日期。
7.8保留。文件處理完畢后，由最終處理有些人員進(jìn)行保管。
7.9歸檔。各有些定時(shí)將本有些已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行收拾存檔作業(yè)。
